Wetsvoorstel Tijdelijke wet COVID-19
Op 16 april 2020 heeft de tweede kamer het Wetsvoorstel voor de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid aangenomen. Met betrekking tot rechtspersonen geeft het Wetsvoorstel verschillende voorzieningen voor vergaderingen van bestuur en raad van commissarissen, algemene vergaderingen, ledenvergaderingen en verslaglegging door tijdelijke afwijkingen van en aanvullingen op Boek 2 BW toe te staan. Wij verwachten dat de wet spoedig in werking kan treden.
Veel verenigingen zullen in de komende periode een Algemene Leden Vergadering moeten organiseren, maar de door het kabinet afgekondigde maatregelen in het kader van de bestrijding van het coronavirus maken het voor verenigingen echter voorlopig niet mogelijk om bijeenkomsten en vergaderingen te organiseren.
Omdat de ALV in de statuten is beschreven en het een verplichting is om de ALV in de statuten vermelde periode en termijnen te organiseren, hebben al diverse verenigingen de vraag gesteld wat zij nu moeten doen in deze bijzondere tijd.
Op dit moment ligt het uitstellen van de ALV het meest voor de hand. De wet bepaalt dat het bestuur van de vereniging binnen zes maanden na afloop van het boekjaar van de vereniging verantwoording aflegt op een algemene vergadering. Zolang deze termijn niet is verstreken, is er wat dat betreft sowieso geen probleem. De termijn van zes maanden kan worden verlengd, echter dat kan volgens de wet alleen bij besluit van de algemene vergadering.
Daarnaast biedt de wet de mogelijkheid van een eenstemmig besluit van alle leden. Voorwaarde is dan wel dat het besluit door alle leden of afgevaardigden ook al zijn ze niet in vergadering bijeen, unaniem (dus geen enkel lid uitgezonderd), met voorkennis van het bestuur, is genomen. Dit kan dus alleen maar werken als alle stemgerechtigde leden of afgevaardigden daadwerkelijk de inspanning leveren om een stem uit te brengen en dat moet dan ook nog allemaal gelijkluidend zijn.
Het is volgens de wet niet mogelijk om een geheel digitale ALV te houden. De wet geeft slechts de mogelijkheid om tijdens een algemene vergadering leden of afgevaardigden ook de mogelijkheid te bieden om langs de digitale weg aan een stemming deel te nemen.
Gelukkig heeft ook de regering hierbij mee willen denken en ligt er een wetsvoorstel waarin is bepaald dat:
Artikel 6 (algemene vergadering verenigingen)
1. In afwijking van artikel 38 lid 1 kan het bestuur bepalen dat leden geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering, onder de volgende voorwaarden:
a. de algemene vergadering is langs elektronisch weg voor leden te volgen; en
b. de leden zijn tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld.
2. De in lid 1 onder b bedoelde vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering, al dan niet thematisch, beantwoord en deze antwoorden worden op de website van de vereniging geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor de leden.
3. Het bestuur spant zich ervoor in dat tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. De voorzitter van de vergadering kan een en ander nader bepalen in het belang van de orde van de vergadering.
4. Enige afwijking van de leden 2 en 3 heeft geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die in de vergadering heeft plaatsgevonden.
5. Voor zover de statuten zulks niet bepalen, kan, in aanvulling op artikel 38 lid 6, het bestuur bepalen dat het stemrecht slechts kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel.
6. Voor zover de statuten zulks niet bepalen, kan, in aanvulling op artikel 38 lid 8, het bestuur bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht.